会議の議事録担当の時って、緊張しますよね。
大事な内容のポイントを外さないように、無駄なところは省く感じで。
そして議事録の内容もそうですが、
議事録を作ることそのものに時間がかかっても、意味がありません。
作ることも早く、そして内容も精査されて
ポイントを押さえられているようにする作り方があるんです。
個々にやりやすい方法があるでしょうが、
その方法を活かしつつ、最大の重要なポイントは必ず押さえる事と、
スピードに重点を置いて今回は説明します。
今回の記事では、
議事録をまとめるのが上手な人の仕事の仕方、
議事録のメモの取り方のポイントを紹介してきます。
議事録をまとめるのが上手い人って、どうやって仕事してるの？
議事録をまとめるのが上手な人っていますよね。
そういう人は、得てして仕事全体において効率が良いです。
ポイントを押さえる仕事がデキているのです。
ただ、まだ新人とか仕事に慣れていないと、
ポイントがどこだとか、どこを押さえておけばよいというのもわからないでしょう。
①議事録はひな形が大事
雛型として、どういうことを必ず書くのか、最初に形にしておくのが一番。
数字を入れ込む場所などを空欄にして、
何を書くのかわかるようにしてある雛型だと、
まず全体を誰が書いてもクオリティが下がりません。
②数字が出てくるところ
何においても、数字は一番根拠になるものです。
数字が結果を作りますから、
話の内容で数字が出てきたら、すかさずメモ。
数字の部分は外さない！ということを念頭に置きましょう。
③声の強弱や二回言ったこと
これは感情や精神性なので、少し感覚的ですが、
二回同じことを言う、声の強弱で大きい部分、
こういうところは必ずメモをしましょう。
その人が一番伝えたい部分です。
④期限が付いたもの
期限が付いた案件は、必ずメモに残します。
期限がつくということは、
やることがあるということなので、必ず残しましょう。
すべてを残すというよりは、上記の点に留意して、
あとは、補足で残すくらいのスタンスでいましょう。
会議の議事録でのメモの取り方は、こうするといい
会議の議事録のメモの取り方は、
基本、5Ｗ2Ｈで書くようにしていくとまとまりやすいです。
見る人もわかりやすく、自分も迅速かつ分かりやすくまとめられます。
- WHAT（なにを）
- WHEN（いつまでに）
- WHERE（どこに、どこで）
- WHY（なぜ）
- WHICH（どれの）
- HOW（どのように）
- HOW MUCH（いくら）
例えば、
上長：Ａの部署の売り上げが300万さがっている。原因はなんだ？どう改善するのか？
部署長：売り上げ減の原因は、スタッフ一人の体調不良によるものと、訪問件数の未達成が原因にあります。
スタッフは復活したので人員は大丈夫です。訪問件数も伸ばします。
ポイントとして、
上記の部署長の内容では、正直売り上げは伸びません。
具体策ではないからです。
大事なのは、5Ｗ2Ｈの中の数字や期限が、原因にも改善にも必要なのです。
ということで、数字は議事録には欠かせないものなのです。
上長：具体的に、スタッフはいつからいつまでが体調不良で、訪問はどれだけが未達成なのか？そしてどう改善するのか？
部署長：体調不良は、3日間。このスタッフはエースで、営業獲得3日間平均10件あります。それが0件でした。
訪問件数は、通常1週間で部署全体150件、しかし今週は100件で未達成。体調不良のスタッフの通常の件数を覗いても20件未達成です。
まず体調不良の回復はできたので、エースは通常の数字を目標に稼働します。
そして訪問件数は目標数値をあげます。現状一人15件を今後一人20件に本日付けから開始します。
この場合の議事録は、
文章を抜いて数値のポイントを押さえることが重要です。
例を書いてみます。
Ａの部署の売り上げ減の原因
・エーススタッフ1名の3日間の体調不良
・目標訪問件数週150件に対し、100件のマイナス50件。体調不良のスタッフが20件で、このスタッフの要因がなくともマイナス30件の未達成。
今後の改善案
・体調不良のスタッフは回復したので通常稼働
・目標訪問件数のUP、現状一人15件→20件に目標上方修正。12/15～スタート
というように、話した文章をまとめるという感じですね。
まとめ
議事録で大切なポイントは、数字です。
数字や期限を重要点だと念頭に置いて、メモをとっていきましょう。
まとめる時は、5Ｗ2Ｈを意識して書いていくのが、相手にもわかりやすいのです。
自分がメモに取っていくときも、5Ｗ2Ｈを意識してメモしていきましょう。
話している文章全部を掲載するのは、見る方もわかりづらく、
議事録を作る方も膨大な時間がかかります。
ある程度、最初から書く重要項目をひな形にしておいて、
そこに入れ込んでいくのが効率の良いやり方ですね。
最初のうちは慣れないでしょうから、
ボイスレコーダーで全体を録音して、
数字のところや言葉の強弱、二回言われたことなど、
大事なポイントをもう一度聞き返して作成するのも良いかもしれません。
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